Posteingang

Alles, was Besucher über deine Formulare schicken, landet im Posteingang: Anfragen aus Kontaktformularen (gegebenenfalls mit Quiz-Antworten) und Newsletter-Anmeldungen. Anfragen werden immer hier gespeichert, auch wenn eine E-Mail-Benachrichtigung nicht ankommt.

Zwei Wege zum Posteingang

• Posteingang im Hauptmenü zeigt Anfragen und Abonnenten aller deiner Websites an einem Ort. Mit dem Website-Filter siehst du nur eine Website.
• Anfragen im Menü einer Website zeigt die Anfragen und Abonnenten nur dieser Website.

Beide funktionieren gleich. Eine Zahl neben Posteingang und Anfragen im Menü zeigt neue Anfragen. Sie aktualisiert sich alle paar Sekunden von selbst, und bei einer neuen Anfrage erscheint ein kurzer Hinweis (Neue Anfrage), auch wenn du gerade auf einer anderen Seite des Dashboards bist. Auch der Titel des Browser-Tabs zeigt die Anzahl.

Anfragen lesen

Die Liste zeigt die neuesten Anfragen zuerst. Du kannst:

• nach Name, E-Mail oder einem beliebigen Text in der Nachricht suchen (Name, E-Mail, Text suchen…);
• nach Status filtern (siehe unten);
• im gemeinsamen Posteingang nach Website filtern.

Klicke auf eine Anfrage, um sie zu öffnen. Du siehst jedes Feld, das der Besucher ausgefüllt hat, die Website und die Sprachversion, die er genutzt hat, und das Datum. Wenn du eine neue Anfrage öffnest, wird sie als gelesen markiert.

Hat der Besucher vor dem Absenden auf derselben Seite ein Quiz gemacht, siehst du außerdem die Quiz-Antworten und sein Ergebnis. Siehe Formulare und Quizze.

Status

Mit dem Status behältst du im Blick, wo jeder Lead gerade steht:

Öffne eine Anfrage und wähle den Status. Die Zähler oben zeigen, wie viele Anfragen in jedem Status sind.

Notizen

Unter Interne Notizen schreibst du alles auf, was du dir merken willst (am Montag angerufen, schicke ein Angebot). Nur du siehst diese Notizen. Klicke auf Notiz speichern.

Antworten

Du kannst einem Besucher direkt aus dem Posteingang antworten:

1. Öffne die Anfrage.
2. Prüfe den Betreff (er beginnt mit Re: deine Anfrage).
3. Schreib deine Nachricht und klicke auf Senden.

Die Antwort wird von der E-Mail-Adresse deiner Website verschickt, und wenn der Besucher antwortet, landet seine Antwort in deinem eigenen Postfach. Deine gesendeten Antworten stehen unter der Anfrage (Du hast geantwortet); eine Antwort, die nicht verschickt werden konnte, ist mit nicht gesendet markiert.

Damit du aus dem Posteingang antworten kannst, braucht die Website funktionierende E-Mail-Einstellungen und das Formular ein E-Mail-Feld (Schlüssel email).

Hat der Besucher eine Telefonnummer in einem Feld mit dem Schlüssel phone hinterlassen, kannst du ihn über den Button Anrufen direkt von deinem Handy aus anrufen.

Um eine Anfrage zu entfernen, klicke auf Löschen und bestätige. Das Löschen ist endgültig.

Automatische Antwort

Wenn ein Besucher ein Formular abschickt, kann er sofort eine automatische E-Mail von deiner Website bekommen, zum Beispiel Danke, ich melde mich innerhalb von 24 Stunden. Öffne eine Anfrage, um zu sehen, was damit passiert ist:

• Automatische Antwort gesendet, mit der Uhrzeit;
• Automatische Antwort wird gesendet (geht innerhalb weniger Sekunden raus);
• Automatische Antwort fehlgeschlagen, mit dem Fehler deines E-Mail-Anbieters (zum Beispiel ein falsches Passwort). Korrigiere deine E-Mail-Einstellungen; die Anfrage selbst wird immer gespeichert.

Die Standardnachricht legst du in den E-Mail-Einstellungen fest. Jedes Formular kann diese Standardnachricht, eine eigene Nachricht oder keine automatische Antwort verwenden: Öffne im Editor den Abschnitt mit dem Kontaktformular (auch in einem Popup oder einem Formular in Schritten) und wähle Automatische Antwort an den Besucher (E-Mail). Mit Eigene Nachricht für dieses Formular schreibst du Betreff und Nachricht für jede Sprache der Website. Eine Antwort wird nur verschickt, wenn das Formular ein E-Mail-Feld (Schlüssel email) hat und die E-Mail-Einstellungen der Website funktionieren.

Die Nachricht unterstützt einfaches Markdown: **bold**, *italic*, [link](https://…), Listen. Diese Platzhalter werden ersetzt:

Abonnenten

Wechsle zu Abonnenten, um alle zu sehen, die sich über ein Formular mit der Einstellung Newsletter-Anmeldungen eingetragen haben. Jede Adresse wird pro Website einmal gespeichert, mit Name (falls abgefragt), Sprache und dem Formular, aus dem sie stammt. Mit dem Löschen-Button entfernst du einen Abonnenten.

Ein Abonnent kann sein:

• bestätigt: bekommt deine Newsletter;
• Noch nicht bestätigt: hat sich angemeldet, aber noch nicht auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail geklickt (siehe Double-Opt-in unten);
• Abgemeldet: hat auf den Abmeldelink geklickt. Er bekommt nie wieder Newsletter, außer er meldet sich selbst neu an.

Noch keine Abonnenten? Stelle im Editor ein Kontaktformular auf Newsletter-Anmeldungen (landen bei den Abonnenten).

Newsletter

Öffne Newsletter im Menü deiner Website (oder Newsletter schreiben in der Ansicht Abonnenten), um deinen Abonnenten zu schreiben.

1. Schreib Betreff und Nachricht. Die Nachricht nutzt Markdown (**bold**, *italic*, [link](https://…), - lists, # headings) und die Platzhalter {name}, {email} und {site}. Die Vorschau daneben zeigt, wie die E-Mail aussehen wird.
2. Hat deine Website mehrere Sprachen, wähle Senden an: alle Abonnenten oder nur die, die sich in einer bestimmten Sprache angemeldet haben. Schreib den Newsletter in dieser Sprache.
3. Klicke auf Test senden, um die E-Mail zuerst in dein eigenes Postfach zu bekommen.
4. Klicke auf Kampagne senden und bestätige.

Der Versand läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also schließen. Die E-Mails gehen über die E-Mail-Einstellungen deiner Website raus, ein paar pro Minute (E-Mails pro Minute in den Newsletter-Einstellungen, standardmäßig 30). Halte den Wert für normale Postfächer wie Gmail oder Hostinger niedrig (etwa 20–30 pro Minute); Resend und ähnliche Dienste erlauben mehr.

Unter Kampagnen siehst du jede Kampagne mit der Zahl der gesendeten und fehlgeschlagenen E-Mails und während des Versands einen Fortschrittsbalken. Du kannst eine Kampagne Stoppen, eine pausierte Fortsetzen und mit Wiederverwenden eine frühere Kampagne ins Formular kopieren.

Wer eine Kampagne bekommt: nur bestätigte Abonnenten innerhalb des Limits deines Tarifs. Abgemeldete werden immer übersprungen, auch wenn sie sich abmelden, während die Kampagne noch verschickt wird.

Abmeldelink

Jeder Newsletter endet mit dem Namen deiner Website und einem Link Abmelden. Ein Klick meldet die Person ab und zeigt eine Seite unter der Adresse deiner Website, in der Sprache, in der sie sich angemeldet hat. E-Mail-Apps wie Gmail und Apple Mail zeigen für deine E-Mails außerdem einen eigenen Abmelden-Button. Der Link ist signiert, sodass niemand jemand anderen abmelden kann, indem er eine Adresse errät.

Double-Opt-in

Ist Double-Opt-in eingeschaltet (Standard, in den Newsletter-Einstellungen), bekommt ein neuer Abonnent zuerst eine E-Mail in seiner Sprache mit einem Link Abonnement bestätigen. Erst nach dem Klick darauf bekommt er Newsletter. So bleiben falsche und vertippte Adressen von deiner Liste fern, und dein Ruf als Absender ist geschützt.

Double-Opt-in braucht funktionierende E-Mail-Einstellungen. Ohne sie, oder wenn du es ausschaltest, werden neue Anmeldungen sofort bestätigt.

Monatliches E-Mail-Limit

Dein Tarif kann begrenzen, wie viele Newsletter-E-Mails du pro Monat über alle deine Websites verschicken kannst. Die Seite Newsletter zeigt E-Mails diesen Monat und das Limit. Ist das Limit erreicht, wird eine laufende Kampagne pausiert; Setze sie fort, nachdem du deinen Tarif erhöht hast oder wenn der neue Monat beginnt. Automatische Antworten und Bestätigungs-E-Mails zählen nicht zu diesem Limit.

Als CSV exportieren

Klicke auf CSV exportieren, um deine Anfragen herunterzuladen, oder deine Abonnenten, wenn du in der Ansicht Abonnenten bist, als Tabellendatei. Öffne sie in Excel, Google Sheets oder Numbers oder importiere sie in dein Newsletter- oder CRM-Tool.

Monatliches Anfragelimit

Je nach Tarif kannst du pro Monat über alle deine Websites hinweg eine bestimmte Anzahl an Anfragen empfangen (und eine bestimmte Anzahl an Abonnenten behalten). Der Posteingang zeigt Anfragen diesen Monat und dein Limit.

Was passiert, wenn du über dem Limit liegst:

• Kein Lead geht verloren. Neue Anfragen werden weiterhin gespeichert.
• Aber sie sind gesperrt: Du siehst, dass eine Anfrage eingegangen ist (Gesperrte Anfrage, Über dem Monatslimit deines Tarifs. Upgrade, um sie zu lesen.), aber nicht ihren Inhalt, und du wirst nicht benachrichtigt.
• Mach ein Upgrade deines Tarifs und öffne dann den Posteingang: Gesperrte Anfragen werden freigeschaltet, soweit der neue Tarif es erlaubt.

Gut zu wissen: Das Löschen von Anfragen senkt den Monatszähler nicht. Der Zähler beginnt zu jedem Monatsanfang neu.

Sofort-Benachrichtigungen

Neben E-Mail (pro Website in den E-Mail-Einstellungen eingerichtet) kannst du jede neue Anfrage und jeden neuen Abonnenten sofort über Telegram erhalten. Das gibt es in größeren Tarifen.

1. Geh zu Konto → Benachrichtigungen.
2. Klicke auf Telegram verbinden. Telegram öffnet unseren Bot.
3. Tippe auf Start. Der Bot bestätigt die Verbindung.
4. Komm zurück und lade die Seite neu. Du solltest Verbunden sehen.
5. Klicke zum Prüfen auf Testnachricht senden.

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