Boîte de réception

Tout ce que les visiteurs envoient via vos formulaires arrive dans la boîte de réception : les demandes issues des formulaires de contact (avec les réponses au quiz, le cas échéant) et les inscriptions à la newsletter. Les demandes sont toujours enregistrées ici, même si une notification par e-mail n’arrive pas.

Deux façons de l’ouvrir

• Boîte de réception, dans le menu principal, affiche les demandes et les abonnés de tous vos sites au même endroit. Utilisez le filtre par site pour n’en voir qu’un seul.
• Demandes, dans le menu d’un site, affiche les demandes et les abonnés de ce site uniquement.

Les deux fonctionnent de la même façon. Un nombre à côté de Boîte de réception et de Demandes dans le menu indique les nouvelles demandes. Il se met à jour tout seul toutes les quelques secondes, et une courte notification (Nouvelle demande) apparaît à l’arrivée d’une demande, même si vous êtes sur une autre page du tableau de bord. Le titre de l’onglet du navigateur affiche aussi le nombre.

Lire les demandes

La liste affiche les demandes les plus récentes en premier. Vous pouvez :

• rechercher par nom, e-mail ou n’importe quel texte du message (Rechercher un nom, un e-mail, un texte…) ;
• filtrer par statut (voir ci-dessous) ;
• dans la boîte de réception unifiée, filtrer par site.

Cliquez sur une demande pour l’ouvrir. Vous voyez chaque champ rempli par le visiteur, le site et la version linguistique utilisés, ainsi que la date. Ouvrir une nouvelle demande la marque comme lue.

Si le visiteur a répondu à un Quiz sur la même page avant d’envoyer, vous voyez aussi les Réponses au quiz et son Résultat. Voir Formulaires et quiz.

Statuts

Utilisez les statuts pour suivre où en est chaque prospect :

Ouvrez une demande et choisissez le Statut. Les compteurs en haut indiquent combien de demandes se trouvent dans chaque statut.

Notes

Sous Notes internes, écrivez tout ce que vous voulez retenir (appelé lundi, envoi d’un devis). Vous seul voyez ces notes. Cliquez sur Enregistrer la note.

Répondre

Vous pouvez répondre à un visiteur directement depuis la boîte de réception :

1. Ouvrez la demande.
2. Vérifiez l’Objet (il commence par Re : votre demande).
3. Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.

La réponse part de l’adresse e-mail de votre site, et lorsque le visiteur répond, sa réponse arrive dans votre propre boîte mail. Vos réponses envoyées sont listées sous la demande (Vous avez répondu) ; une réponse qui n’a pas pu partir est marquée non envoyé.

Pour répondre depuis la boîte de réception, le site doit avoir des Réglages e-mail fonctionnels, et le formulaire doit comporter un champ e-mail (clé email).

Si le visiteur a laissé un numéro de téléphone dans un champ avec la clé phone, un bouton Appeler vous permet de l’appeler directement depuis votre téléphone.

Pour retirer une demande, cliquez sur Supprimer et confirmez. La suppression est définitive.

Réponse automatique

Lorsqu’un visiteur envoie un formulaire, il peut recevoir immédiatement un e-mail automatique de votre site, par exemple Merci, je vous réponds sous 24 heures. Ouvrez une demande pour voir ce qu’il est devenu :

• Réponse automatique envoyée, avec l’heure ;
• Réponse automatique en cours d’envoi (elle part en quelques secondes) ;
• Échec de la réponse automatique, avec l’erreur renvoyée par votre fournisseur d’e-mail (par exemple un mot de passe erroné). Corrigez vos Réglages e-mail ; la demande elle-même est toujours enregistrée.

Le message par défaut se règle dans les Réglages e-mail. Chaque formulaire peut utiliser ce message par défaut, son propre message ou aucune réponse automatique : dans l’éditeur, ouvrez la section du formulaire de contact (y compris dans un popup ou un formulaire en plusieurs étapes) et choisissez Réponse automatique au visiteur (e-mail). Avec Message propre à ce formulaire, vous rédigez un objet et un message pour chaque langue du site. Une réponse n’est envoyée que si le formulaire a un champ e-mail (clé email) et que les réglages e-mail du site fonctionnent.

Le message accepte un Markdown simple : **bold**, *italic*, [link](https://…), listes. Ces variables sont remplacées :

Abonnés

Passez à Abonnés pour voir toutes les personnes inscrites via un formulaire réglé sur Inscriptions à la newsletter. Chaque adresse est enregistrée une seule fois par site, avec le nom (s’il est demandé), la langue et le formulaire d’origine. Retirez un abonné avec le bouton de suppression.

Un abonné peut être :

• confirmé : il reçoit vos newsletters ;
• Pas encore confirmé : il s’est inscrit mais n’a pas cliqué sur le lien de l’e-mail de confirmation (voir Double opt-in plus bas) ;
• Désabonnés : il a cliqué sur le lien de désinscription. Il ne reçoit plus jamais de newsletters, sauf s’il se réinscrit lui-même.

Pas encore d’abonnés ? Réglez un formulaire de contact sur Inscriptions à la newsletter (vont dans les abonnés) dans l’éditeur.

Newsletter

Ouvrez Newsletter dans le menu de votre site (ou Écrire une newsletter dans la vue Abonnés) pour écrire à vos abonnés.

1. Rédigez un Objet et un Message. Le message utilise le Markdown (**bold**, *italic*, [link](https://…), - lists, # headings) et les variables {name}, {email} et {site}. L’Aperçu à côté montre l’e-mail tel qu’il s’affichera.
2. Si votre site a plusieurs langues, choisissez Envoyer à : tous les abonnés, ou seulement ceux qui se sont inscrits dans une langue. Rédigez la newsletter dans cette langue.
3. Cliquez sur Envoyer un test pour recevoir d’abord l’e-mail dans votre propre boîte.
4. Cliquez sur Envoyer la campagne et confirmez.

L’envoi se fait en arrière-plan, vous pouvez donc fermer la page. Les e-mails partent via les Réglages e-mail de votre site, quelques-uns par minute (E-mails par minute dans Paramètres de la newsletter, 30 par défaut). Gardez une valeur basse pour les boîtes classiques comme Gmail ou Hostinger (environ 20 à 30 par minute) ; Resend et les services similaires en permettent davantage.

Sous Campagnes, vous voyez chaque campagne avec le nombre d’e-mails envoyés et en échec, et une barre de progression pendant l’envoi. Vous pouvez Arrêter une campagne, Reprendre une campagne en pause et Réutiliser une campagne précédente pour la copier dans le formulaire.

Qui reçoit une campagne : uniquement les abonnés confirmés, dans la limite de votre offre. Les personnes désabonnées sont toujours ignorées, même si elles se désabonnent pendant l’envoi de la campagne.

Lien de désinscription

Chaque newsletter se termine par le nom de votre site et un lien Se désabonner. Un clic désabonne la personne et affiche une page à l’adresse de votre site, dans la langue dans laquelle elle s’est inscrite. Les applications de messagerie comme Gmail et Apple Mail affichent aussi leur propre bouton Se désabonner pour vos e-mails. Le lien est signé : personne ne peut désabonner quelqu’un d’autre en devinant une adresse.

Double opt-in

Avec le Double opt-in activé (par défaut, dans Paramètres de la newsletter), un nouvel abonné reçoit d’abord un e-mail dans sa langue avec un lien Confirmer l’inscription. Ce n’est qu’après avoir cliqué dessus qu’il reçoit les newsletters. Cela évite les adresses fausses ou mal saisies dans votre liste et protège votre réputation d’expéditeur.

Le double opt-in nécessite des réglages e-mail qui fonctionnent. Sans eux, ou si vous le désactivez, les nouvelles inscriptions sont confirmées immédiatement.

Limite mensuelle d’e-mails

Votre offre peut limiter le nombre d’e-mails de newsletter que vous pouvez envoyer par mois, tous sites confondus. La page Newsletter affiche E-mails ce mois-ci et la limite. Quand la limite est atteinte, une campagne en cours d’envoi est mise en pause ; Reprenez-la après être passé à une offre supérieure ou au début du mois suivant. Les réponses automatiques et les e-mails de confirmation ne comptent pas dans cette limite.

Exporter en CSV

Cliquez sur Exporter en CSV pour télécharger vos demandes, ou vos abonnés lorsque vous êtes dans la vue Abonnés, sous forme de tableur. Ouvrez-le dans Excel, Google Sheets ou Numbers, ou importez-le dans votre outil de newsletter ou votre CRM.

Limite mensuelle de demandes

Selon votre offre, vous pouvez recevoir un certain nombre de demandes par mois sur l’ensemble de vos sites (et conserver un certain nombre d’abonnés). La boîte de réception affiche Demandes ce mois-ci et votre limite.

Ce qui se passe quand vous dépassez la limite :

• Aucun prospect n’est perdu. Les nouvelles demandes sont toujours enregistrées.
• Mais elles sont verrouillées : vous voyez qu’une demande est arrivée (Demande verrouillée, Au-delà de la limite mensuelle de votre offre. Passez à une offre supérieure pour la lire.), mais pas son contenu, et vous n’êtes pas prévenu.
• Cliquez sur Passer à l’offre supérieure, puis ouvrez la boîte de réception : les demandes verrouillées sont débloquées dans la limite de la nouvelle offre.

Bon à savoir : supprimer des demandes ne réduit pas le compteur mensuel. Le compteur repart à zéro au début de chaque mois.

Notifications instantanées

En plus de l’e-mail (réglé par site dans les Réglages e-mail), vous pouvez recevoir chaque nouvelle demande et chaque nouvel abonné sur Telegram, dès leur arrivée. Cette fonction fait partie des offres supérieures.

1. Allez dans Compte → Notifications.
2. Cliquez sur Connecter Telegram. Telegram ouvre notre bot.
3. Appuyez sur Démarrer. Le bot confirme la connexion.
4. Revenez et actualisez la page. Vous devriez voir Connecté.
5. Cliquez sur Envoyer un message de test pour vérifier.

Cliquez sur Déconnecter pour ne plus recevoir les messages.